Informace o speciálních potřebách studujících jsou evidovány v informačním systému „Student“. Údaje o evidenci jsou automaticky propisovány v systému i do dalšího souběžného (pokud student studuje na více fakultách) či následného studia. V systému "Student" je evidována skutečnost, že student má speciální potřeby a kategorie jeho znevýhodnění (např. zrakové znevýhodnění, SPU, PAS a pod.). Přístup k těmto informacím má na dané fakultě určený pracovník/pracovnice studijního oddělení, který/á je zodpovědný za jejich evidenci a také kontaktní osoba dané fakulty, dále pak pracovníci Centra Carolina, kteří je anonymizované vykazují ve statistikách na MŠMT. V případě studentů PřF nebo PF jsou údaje o evidenci v informačním systému Student automaticky viditelné také všem vyučujícím. Na ostatních fakultách k těmto informacím nemají přístup jiní zaměstnanci Univerzity Karlovy včetně vyučujících.

Údaje o přesné diagnóze studujících má k dispozici pouze poskytovatel funkční diagnostiky.

Vyučující jsou informováni o speciálních vzdělávacích potřebách buď samotným studujícím, nebo za pomoci kontaktní osoby na fakultě, avšak vždy se souhlasem studenta/studentky.

Studující sami mohou tyto informace sdílet s dalšími poskytovateli služeb na UK – pracovníky poraden, digitalizačního střediska, ÚJKN apod.

Pokud využívá student/ka se speciálními potřebami asistenci z řad studujících, informaci o této skutečnosti eviduje Centrum Carolina pro účely vyplácení stipendií.

O vyškrtnutí z evidence studujících se speciálními potřebami může student/ka zažádat ústně či písemně, a to prostřednictvím kontaktní osoby na fakultě nebo pracovníků Centra Carolina UK. Neznamená to smazání údajů zpětně, ale ukončení evidence v systému „Student“.

Údaje o studujících se speciálními potřebami jsou uchovávány 10 let po ukončení studia z důvodu možné kontroly z MŠMT ohledně čerpání finančních prostředků.